Một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc tuyển dụng nhân viên mới là khiến họ cảm thấy được chào đón. Một email chào mừng nhân viên mới có địa chỉ cá nhân từ sếp mới hoặc người quản lý của họ có thể giúp người mới hình thành ấn tượng tốt về công việc mới và đồng nghiệp của họ. Nếu bạn đang tham gia vào quá trình tuyển dụng tại nơi làm việc của mình, bạn chắc chắn cần biết cách viết một email chào mừng có tác động.
Tại sao email chào mừng nhân viên mới lại quan trọng?
Email chào mừng nhân viên mới giúp những người mới được tuyển dụng cảm thấy tự tin và hào hứng với việc làm mới của họ. Những email này thường là thông tin liên lạc chính thức đầu tiên sau khi họ đồng ý nhận việc. Một email chào mừng tốt khiến người mới cảm thấy có giá trị và được đánh giá cao. Nó cũng cung cấp thông tin quan trọng về những gì họ có thể mong đợi vào ngày đầu tiên của họ.
Email chào mừng ảnh hưởng đến quan điểm của người mới về văn hóa và môi trường làm việc của công ty, vì vậy điều quan trọng là email của bạn phải mô tả chính xác phong cách cá nhân tại nơi làm việc. Giọng điệu của email, hiệu quả của giao tiếp và loại thông tin được cung cấp đều góp phần vào ấn tượng của nhân viên mới đối với công ty. Nếu một email chào mừng nhân viên mới tích cực, nhiều thông tin và thân thiện, người mới có thể cảm thấy dễ dàng hoà nhập nhanh chóng.
Nội dung cần đưa vào email chào mừng nhân viên mới
Một số yếu tố quan trọng tạo nên một email chào mừng nhân viên thành công. Email không được quá dài hoặc phức tạp nhưng có một số điểm quan trọng mà bạn cần chắc chắn đưa vào. Các yếu tố quan trọng nhất là:
- Một lời chào được cá nhân hóa
- Ngày làm việc bắt đầu dự kiến
- Lịch trình ngắn gọn trong ngày đầu tiên của họ
- Yêu cầu về quy tắc trang phục
- Những gì họ nên mang theo (tài liệu chính thức, laptop, bữa trưa, dụng cụ, đồ bảo hộ, …)
- Hướng dẫn đến (chỉ đường đến văn phòng, hỏi ai, đậu xe ở đâu, …)
- Thông tin liên hệ cho người giám sát mới của họ
- Thông tin về bất kỳ sự kiện nào trong ngày đầu tiên (giới thiệu, đào tạo, tham quan văn phòng, bữa trưa chào mừng, …)
- Một lời mời cởi mở để hỏi bất kỳ câu hỏi nào mà họ có thể có
Cách tạo email chào mừng nhân viên mới
Có một số bước quan trọng cần nhớ khi bạn viết email chào mừng nhân viên mới. Dưới đây là những điểm nổi bật:
Làm cho nó trở nên cá nhân.
Sử dụng tên của người mới tuyển dụng trong suốt email để giúp họ nhìn nhận bạn như một con người thực sự. Hãy cho họ biết rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ họ, vì họ có thể cảm thấy e ngại hoặc lo lắng về ngày đầu tiên với việc làm mới nhất. Nếu họ chuyển từ nơi khác đến để nhận công việc, hãy đảm bảo rằng họ biết để hỏi bạn lời khuyên hoặc đề xuất liên quan đến nhà ở và các tiện ích lân cận. Trên tất cả, hãy làm những gì bạn có thể để điều chỉnh email cho phù hợp với người mới.
Xem giọng điệu của bạn.
Duy trì một giọng điệu tích cực trong suốt email, vì nhân viên mới có thể đang xem xét thái độ của họ từ bạn. Bắt đầu email của bạn bằng cách nói với người mới tuyển dụng rằng bạn thực sự vui mừng như thế nào khi có họ với tư cách là thành viên mới của công ty. Trình bày lý do tại sao bạn nghĩ họ sẽ là người quan trọng của công ty và cho họ biết mọi đồng nghiệp rất mong được gặp họ. Hãy tạo sự cân bằng lành mạnh giữa tính chuyên nghiệp và sự thân thiện, đồng thời đảm bảo cân nhắc xem giọng điệu nào sẽ chân thực nhất từ tổ chức của bạn.
Giao tiếp hiệu quả.
Một bài luận dài năm trang thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi nói đến việc chào đón một nhân viên mới. Lý tưởng nhất là bạn muốn liên hệ của mình với người mới phải thân thiện, ngắn gọn và đầy đủ thông tin. Để thực hiện điều này, hãy giữ cho email của bạn tương đối ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Để đảm bảo email của bạn dễ đọc, bạn có thể sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số khi vạch ra các bước quan trọng.
Kết luận
Nhân viên mới thường sẽ rất bỡ ngỡ với môi trường làm việc mới. Để giúp họ nhanh chóng hoà nhập và làm việc hiệu quả hơn, hãy giúp đỡ họ từ lúc họ bắt đầu công việc.
